Jak ustandaryzowaliśmy wyceny okien, materiałów i usług montażowych w jednym narzędziu

Obszar: usługi
Obszar dodatkowy: handel
Branża: sprzedaż i montaż okien
Zakres projektu: kalkulator ofertowy, centralna baza cen, konfigurator produktów, automatyczne generowanie dokumentów
Główny cel: ustandaryzowanie sposobu przygotowywania ofert na sprzedaż i montaż okien

Przygotowanie oferty na dostawę i montaż okien wymaga uwzględnienia wielu zależnych od siebie elementów. Na końcową cenę wpływają nie tylko wymiary stolarki, ale również rodzaj profilu, pakiet szybowy, kolor, sposób otwierania, zastosowane okucia, parapety, demontaż starych okien czy wybrana technologia montażu.

Do tego dochodzą koszty transportu, pracy ekipy, materiałów montażowych i usług dodatkowych.

Gdy wszystkie te informacje znajdują się w osobnych arkuszach, cennikach, katalogach i notatkach handlowców, przygotowanie poprawnej wyceny staje się czasochłonne. Rośnie również ryzyko wykorzystania nieaktualnej ceny albo pominięcia jednego z elementów realizacji.

Dla firmy zajmującej się sprzedażą i montażem okien powstał kalkulator generowania ofert, który połączył aktualne ceny produktów, materiałów i usług z jednym modelem obliczeniowym. Narzędzie pozwala handlowcowi skonfigurować zamówienie, automatycznie przeliczyć jego wartość oraz wygenerować profesjonalną ofertę dopasowaną do potrzeb klienta.

Twój dział handlowy przygotowuje wyceny okien w arkuszach, katalogach i na podstawie wiedzy konkretnych pracowników? IT Hero tworzy dedykowane kalkulatory ofertowe, konfiguratory produktów i systemy automatyzujące proces od pomiaru do gotowej oferty.

Punkt wyjścia

Firma zajmowała się sprzedażą oraz montażem okien dla klientów indywidualnych i biznesowych.

Przygotowanie oferty rozpoczynało się od zebrania informacji dotyczących budynku, liczby otworów, wymiarów oraz oczekiwań klienta. Następnie handlowiec dobierał odpowiednie produkty i usługi.

W zależności od zamówienia wycena mogła obejmować:

• okna o różnych wymiarach,
• profile wykonane z różnych materiałów,
• odmienne warianty kolorystyczne,
• różne pakiety szybowe,
• dodatkowe okucia,
• parapety wewnętrzne i zewnętrzne,
• demontaż starej stolarki,
• montaż standardowy lub warstwowy,
• obróbkę otworów,
• transport,
• wniesienie,
• wywóz zdemontowanych elementów.

Przed wdrożeniem kalkulatora handlowcy przygotowywali oferty przede wszystkim na podstawie własnego doświadczenia. Korzystali przy tym z wielu źródeł danych.

Ceny okien znajdowały się w cennikach producentów, stawki usług montażowych w arkuszach, a informacje o materiałach dodatkowych w kolejnych dokumentach. Część wiedzy dotyczącej zasad wyceny funkcjonowała wyłącznie wśród najbardziej doświadczonych pracowników.

Nie istniał jeden, wspólny proces prowadzący od parametrów okna do gotowej oferty dla klienta.

Wyzwania klienta

Pomyłki wynikające z nieaktualnych cen

Ceny profili, szyb, okuć, materiałów montażowych i usług ulegały zmianom. Aktualizacja jednego cennika nie zawsze oznaczała, że nowe wartości zostały uwzględnione we wszystkich plikach wykorzystywanych przez dział handlowy.

Pracownik mógł przygotować ofertę na podstawie starej ceny:

• okna,
• dopłaty za kolor,
• pakietu szybowego,
• parapetu,
• materiałów montażowych,
• transportu,
• robocizny.

W przypadku większego zamówienia nawet niewielka różnica w cenie jednostkowej mogła znacząco wpłynąć na marżę całej realizacji.

Błąd wykryty po zaakceptowaniu oferty przez klienta prowadził do trudnej decyzji: obniżenia rentowności zlecenia albo konieczności ponownej rozmowy o cenie.

Czasochłonne przygotowywanie wycen

Każde zapytanie wymagało wykonania wielu czynności.

Handlowiec musiał:

1. zebrać wymiary i wymagania klienta,
2. odnaleźć właściwy model okna,
3. sprawdzić aktualną cenę,
4. doliczyć wybrane warianty i wyposażenie,
5. obliczyć koszt montażu,
6. uwzględnić materiały dodatkowe,
7. dodać transport i pozostałe usługi,
8. przygotować dokument dla klienta,
9. znaleźć właściwe zdjęcia produktów,
10. sprawdzić poprawność całej kalkulacji.

Przy kilku lub kilkunastu oknach w jednym zamówieniu liczba możliwych kombinacji szybko rosła.

Zmiana jednego parametru, na przykład koloru profilu lub rodzaju szyby, często wymagała ponownego przeliczenia wielu pozycji.

Dane rozmieszczone w różnych miejscach

Informacje potrzebne do przygotowania wyceny znajdowały się między innymi w:

• arkuszach kalkulacyjnych,
• cennikach producentów,
• katalogach produktowych,
• folderach ze zdjęciami,
• dokumentach opisujących usługi montażowe,
• wcześniejszych ofertach,
• wiadomościach e-mail,
• prywatnych notatkach handlowców.

Odnalezienie właściwych danych zajmowało czas i zwiększało ryzyko wykorzystania nieaktualnej wartości.

Brak wspólnego sposobu kalkulacji

Doświadczeni handlowcy wiedzieli, jakie elementy należy uwzględnić w określonym przypadku. Sposób kalkulacji nie był jednak zapisany w jednym narzędziu.

Poszczególni pracownicy mogli inaczej interpretować:

• stopień trudności montażu,
• zakres potrzebnych materiałów,
• sposób naliczania transportu,
• koszt demontażu,
• koszt obróbki otworów,
• dopłaty do wyposażenia,
• zasady stosowania rabatów.

Prowadziło to do sytuacji, w której podobne realizacje mogły otrzymać różne wyceny.

Niespójny wygląd ofert

Oferta przygotowana dla klienta nie zawsze posiadała jednolity układ.

Dokumenty różniły się:

• sposobem prezentowania produktów,
• kolejnością informacji,
• wyglądem tabel,
• poziomem szczegółowości,
• wykorzystanymi zdjęciami,
• formą podsumowania ceny.

Firma chciała, aby każda oferta była nie tylko poprawna pod względem finansowym, ale również profesjonalnie prezentowała proponowane okna i zakres prac.

Zebranie wszystkich potrzebnych danych

Pierwszym etapem projektu było zebranie informacji wykorzystywanych podczas przygotowywania ofert.

Analizie poddano:

• katalog dostępnych okien,
• systemy i rodzaje profili,
• pakiety szybowe,
• warianty kolorystyczne,
• sposoby otwierania,
• dostępne okucia,
• elementy dodatkowe,
• parapety,
• materiały montażowe,
• ceny usług,
• koszty transportu,
• zdjęcia i wizualizacje produktów,
• zasady stosowania dopłat i rabatów.

Konieczne było również uporządkowanie danych w taki sposób, aby kalkulator mógł wykorzystywać je automatycznie.

Dla każdego produktu określono między innymi:

• dostępne warianty,
• możliwe wymiary,
• kompatybilne wyposażenie,
• parametry wpływające na cenę,
• zdjęcia przypisane do konkretnej konfiguracji,
• usługi, które można dodać do zamówienia.

Powstała centralna baza danych stanowiąca wspólne źródło informacji dla wszystkich handlowców.

Po zmianie ceny produktu, materiału lub usługi nowa wartość mogła być wykorzystywana przy kolejnych kalkulacjach bez konieczności aktualizowania wielu niezależnych plików.

Określenie parametrów wyceny

Kolejnym etapem było ustalenie, jakie informacje muszą zostać podane, aby system mógł przygotować poprawną kalkulację.

Dla pojedynczego okna mogły to być między innymi:

• szerokość i wysokość,
• liczba skrzydeł,
• sposób otwierania,
• rodzaj profilu,
• materiał wykonania,
• kolor od strony wewnętrznej i zewnętrznej,
• rodzaj pakietu szybowego,
• dodatkowe okucia,
• nawiewniki,
• rolety lub inne wyposażenie,
• rodzaj parapetu.

Osobna grupa parametrów dotyczyła montażu:

• typ budynku,
• rodzaj otworu,
• kondygnacja,
• dostępność miejsca montażu,
• demontaż istniejącej stolarki,
• wywóz starych okien,
• montaż standardowy lub warstwowy,
• wykonanie obróbek,
• transport,
• liczba i rodzaj potrzebnych materiałów.

Kalkulator musiał uwzględniać zarówno produkty, jak i pracę niezbędną do wykonania całej realizacji.

Zapisanie zasad kalkulacji w systemie

Po zebraniu danych należało przełożyć wiedzę handlowców i ekip montażowych na jednoznaczne reguły obliczeniowe.

Dla każdego elementu określono:

• kiedy powinien zostać doliczony,
• jakie parametry wpływają na jego wartość,
• czy cena jest liczona od sztuki, wymiaru lub zakresu prac,
• z jakimi produktami może być łączony,
• jakie ograniczenia powinny zostać zastosowane,
• jak zmiana konfiguracji wpływa na końcową cenę.

Dzięki temu system mógł automatycznie reagować na wybory użytkownika.

Przykładowo zmiana wymiarów okna wpływała na cenę produktu, a wybór innego pakietu szybowego powodował dodanie odpowiedniej dopłaty. Zaznaczenie demontażu i wywozu starej stolarki rozszerzało wycenę o kolejne usługi.

Handlowiec nie musiał pamiętać wszystkich zależności. Kalkulator prowadził go przez proces i wykonywał obliczenia na podstawie ustalonych zasad.

Projekt kalkulatora generowania ofert

Narzędzie zostało zaprojektowane tak, aby handlowiec mógł przejść przez wycenę krok po kroku.

Proces obejmował:

1. wprowadzenie danych klienta,
2. dodanie pomieszczeń lub otworów,
3. podanie wymiarów,
4. wybór rodzaju okna,
5. konfigurację profilu, szyb i wyposażenia,
6. określenie zakresu montażu,
7. dodanie parapetów i usług dodatkowych,
8. sprawdzenie automatycznie obliczonej wartości,
9. zastosowanie dopuszczalnego rabatu,
10. wygenerowanie gotowej oferty.

Formularz wyświetlał tylko opcje pasujące do wcześniejszych wyborów. Ograniczało to ryzyko utworzenia konfiguracji, której firma nie mogła dostarczyć lub zamontować.

Po zmianie jednego z parametrów kalkulator ponownie obliczał wartość zamówienia.

Wycena całej realizacji w jednym miejscu

Kalkulator nie ograniczał się do obliczenia ceny samego okna.

Oferta mogła obejmować pełen zakres realizacji:

• dostawę stolarki,
• demontaż starych okien,
• zabezpieczenie miejsca pracy,
• montaż nowych produktów,
• materiały montażowe,
• obróbkę otworów,
• montaż parapetów,
• transport,
• wniesienie,
• wywóz pozostałości.

Dzięki temu klient otrzymywał wycenę odpowiadającą rzeczywistemu zakresowi prac.

Firma ograniczyła ryzyko sytuacji, w której po rozpoczęciu realizacji pojawiały się dodatkowe koszty wynikające z pominięcia elementu na etapie ofertowania.

Jedno źródło aktualnych cen

Centralna baza danych była jednym z najważniejszych elementów systemu.

Każdy handlowiec korzystał z tych samych:

• cen produktów,
• dopłat do wariantów,
• kosztów okuć i wyposażenia,
• cen parapetów,
• stawek montażowych,
• kosztów transportu,
• zasad udzielania rabatów.

Zmiana wartości była wykonywana w jednym miejscu. Nie było potrzeby aktualizowania wielu arkuszy ani wysyłania pracownikom kolejnych wersji cennika.

Ograniczyło to ryzyko przypadkowego wykorzystania nieaktualnego pliku.

Automatyczne przeliczanie konfiguracji

Każda zmiana wprowadzona przez handlowca mogła wpływać na kilka elementów wyceny.

Przykładowo wybór większego okna mógł zmienić:

• cenę stolarki,
• ilość materiałów montażowych,
• koszt pracy,
• sposób transportu,
• możliwość zastosowania określonego wyposażenia.

Kalkulator wykonywał te obliczenia automatycznie.

Użytkownik nie musiał ręcznie przepisywać wartości ani modyfikować formuł. System pobierał aktualne dane z bazy i przeliczał ofertę zgodnie ze zdefiniowanymi regułami.

Automatyzacja ograniczyła ryzyko:

• pominięcia dopłaty,
• zastosowania złej ceny,
• błędnego przemnożenia liczby elementów,
• nieprawidłowego naliczenia montażu,
• użycia nieaktualnej stawki.

Projekt wizualny generowanych ofert

Ważnym elementem wdrożenia było zaprojektowanie dokumentu przekazywanego klientowi.

Gotowa oferta zawierała:

• dane klienta,
• numer i datę dokumentu,
• dane handlowca,
• zestawienie proponowanych okien,
• wymiary i konfigurację każdego produktu,
• zakres usług montażowych,
• elementy dodatkowe,
• zdjęcia i wizualizacje,
• podsumowanie wartości,
• warunki płatności,
• zakładany termin realizacji,
• okres ważności oferty.

Każdy dokument powstawał na podstawie jednego szablonu. Dzięki temu oferty przygotowywane przez różnych pracowników zachowywały spójny wygląd.

Klient otrzymywał czytelny materiał, który pozwalał mu łatwo sprawdzić, jakie produkty i usługi zostały uwzględnione.

Automatyczne dopasowanie zdjęć okien

Kalkulator został połączony z bazą materiałów wizualnych.

Na podstawie konfiguracji wybranej przez handlowca system mógł automatycznie umieścić w dokumencie odpowiednie zdjęcia lub wizualizacje.

Materiały były dopasowywane między innymi do:

• typu okna,
• rodzaju profilu,
• koloru,
• sposobu otwierania,
• liczby skrzydeł,
• wybranego wyposażenia.

Dzięki temu klient nie otrzymywał przypadkowego zdjęcia, które nie odpowiadało przygotowanej wycenie.

Handlowiec nie musiał również przeszukiwać katalogów i ręcznie wstawiać grafik do dokumentu.

Ujednolicenie pracy działu handlowego

Po wdrożeniu kalkulatora wszyscy pracownicy korzystali z tego samego procesu.

Każda wycena była przygotowywana według wspólnego schematu:

• pomiar lub dane od klienta,
• konfiguracja produktów,
• wybór zakresu usług,
• automatyczna kalkulacja,
• sprawdzenie podsumowania,
• wygenerowanie oferty.

Firma uzyskała większą kontrolę nad tym, jakie dane są uwzględniane i w jaki sposób obliczana jest cena.

Ujednolicenie procesu ułatwiło również analizowanie ofert. Można było łatwiej porównać podobne realizacje i sprawdzić, z czego wynikała różnica w wartości.

Narzędzie dla mniej doświadczonych handlowców

Przed wdrożeniem poprawne przygotowanie oferty wymagało dużej wiedzy o dostępnych systemach okiennych, zasadach montażu i zależnościach cenowych.

Nowy pracownik musiał przez długi czas konsultować kalkulacje z bardziej doświadczonymi osobami.

Kalkulator przeniósł część tej wiedzy do systemu.

Narzędzie:

• wskazuje wymagane parametry,
• ogranicza listę opcji do właściwych wariantów,
• automatycznie pobiera aktualne ceny,
• dolicza odpowiednie materiały i usługi,
• przelicza konfigurację,
• przygotowuje spójny dokument.

Dzięki temu mniej doświadczony handlowiec może poprawnie wycenić standardowe zamówienie bez konieczności ręcznego odtwarzania wszystkich reguł.

Pracownik może skupić się na poznaniu potrzeb klienta, zamiast na wyszukiwaniu cen i wykonywaniu powtarzalnych obliczeń.

Szkolenie zespołu

Po przygotowaniu rozwiązania przeprowadzono szkolenie dla handlowców.

Obejmowało ono:

• wprowadzanie danych klienta,
• dodawanie pomiarów,
• konfigurowanie okien,
• wybieranie wyposażenia,
• określanie zakresu montażu,
• interpretowanie kalkulacji,
• stosowanie rabatów,
• generowanie i wysyłanie ofert,
• aktualizowanie danych dostępnych w systemie.

Ważnym elementem szkolenia było wyjaśnienie zasad działania kalkulatora. Handlowcy powinni wiedzieć, z czego wynika końcowa cena, aby potrafili omówić ofertę z klientem.

Łatwa rozbudowa kalkulatora

System został przygotowany w sposób pozwalający rozwijać go wraz z ofertą firmy.

Możliwe jest dodawanie:

• nowych systemów okiennych,
• kolejnych profili,
• nowych wariantów szyb,
• kolorów i oklein,
• dodatkowych okuć,
• rolet i osłon,
• parapetów,
• usług montażowych,
• nowych reguł cenowych,
• zdjęć produktów.

Typowe zmiany nie wymagają przebudowy całej aplikacji ani znajomości jej kodu.

Dzięki temu kalkulator nie jest statycznym rozwiązaniem opartym na cenniku z dnia wdrożenia. Może być regularnie aktualizowany i rozwijany przez firmę.

Uzyskane korzyści

Krótszy czas przygotowywania ofert

Handlowiec nie musi wyszukiwać informacji w kilku miejscach, ręcznie wykonywać obliczeń i osobno formatować dokumentu.

Po wprowadzeniu danych kalkulator automatycznie przelicza zamówienie i generuje ofertę.

Znacząco skróciło to czas potrzebny na odpowiedź klientowi.

Mniejsze ryzyko błędów cenowych

Wspólna baza zapewnia wszystkim pracownikom dostęp do aktualnych cen okien, wyposażenia, materiałów i usług.

Automatyczne reguły ograniczają ryzyko pominięcia kosztu albo zastosowania nieprawidłowej wartości.

Ujednolicony sposób pracy

Wszyscy handlowcy korzystają z tego samego procesu oraz zasad kalkulacji.

Podobne zamówienia są wyceniane w powtarzalny sposób, niezależnie od osoby przygotowującej dokument.

Profesjonalny wygląd ofert

Oferty są generowane według jednego projektu wizualnego.

Klient otrzymuje przejrzysty dokument zawierający parametry produktów, zakres montażu, zdjęcia i czytelne podsumowanie kosztów.

Łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników

Najważniejsze reguły produktowe i cenowe zostały zapisane w kalkulatorze.

Mniej doświadczeni pracownicy mogą przygotowywać standardowe wyceny bez konieczności znajomości wszystkich ręcznych metod stosowanych wcześniej w firmie.

Łatwa aktualizacja danych

Zmiany cen oraz nowe produkty można wprowadzać centralnie.

Dzięki temu firma szybciej reaguje na aktualizacje cenników producentów i rosnące koszty materiałów lub usług.

Historia sukcesu

Przed wdrożeniem kalkulatora handlowcy przygotowujący oferty opierali się głównie na własnym doświadczeniu.

Korzystali z różnych cenników, arkuszy i wcześniejszych dokumentów. Część wykorzystywanych cen nie była już aktualna, a sposób obliczeń różnił się pomiędzy pracownikami.

Przygotowanie wyceny dla kilku lub kilkunastu okien zajmowało dużo czasu. Konieczne było ręczne sprawdzanie parametrów, doliczanie kolejnych elementów i formatowanie dokumentu.

Zdarzały się również pomyłki niekorzystne dla firmy. Niektóre koszty były pomijane, a inne przeliczane według nieaktualnych stawek.

Po wdrożeniu kalkulatora cały proces został połączony w jednym narzędziu.

Każdy handlowiec otrzymał dostęp do aktualnych cen okien, materiałów i usług montażowych. System automatycznie przelicza wartości na podstawie wymiarów, wybranego wariantu i zakresu prac.

Zmiana konfiguracji jest prosta i natychmiast wpływa na podsumowanie wyceny.

Gotowe oferty są generowane według jednego szablonu oraz automatycznie wzbogacane zdjęciami odpowiadającymi wybranym produktom.

W efekcie firma uzyskała szybszy, bardziej powtarzalny i łatwiejszy do kontrolowania proces ofertowania.

Wnioski

Skuteczny kalkulator ofert dla firmy montującej okna nie powinien ograniczać się do podania ceny produktu.

Musi łączyć:

• aktualny katalog stolarki,
• ceny profili, szyb i wyposażenia,
• dane z pomiarów,
• zasady doboru produktów,
• koszty materiałów montażowych,
• stawki robocizny,
• usługi dodatkowe,
• zdjęcia i wizualizacje,
• standard dokumentu przekazywanego klientowi.

W tym projekcie kluczowe znaczenie miało pięć działań:

1. zebranie wszystkich potrzebnych danych,
2. określenie parametrów wpływających na cenę,
3. zapisanie zasad kalkulacji w systemie,
4. przygotowanie profesjonalnego szablonu ofert,
5. przeszkolenie działu handlowego.

Kalkulator skrócił czas przygotowywania ofert, ograniczył ryzyko wykorzystania nieaktualnych cen i ujednolicił sposób pracy handlowców.

Firma zyskała narzędzie, z którego mogą korzystać również mniej doświadczeni pracownicy. Jednocześnie system można łatwo rozwijać wraz z dodawaniem nowych produktów, usług i wariantów montażu.

Prowadzisz firmę sprzedającą i montującą okna, drzwi, bramy lub inne produkty konfigurowane na zamówienie? IT Hero tworzy dedykowane kalkulatory ofertowe, konfiguratory produktów i systemy automatycznie generujące dokumenty PDF. Skontaktuj się z nami, aby omówić proces ofertowania w Twojej firmie.