Maile i komunikatory
Zlecenia, zmiany i potwierdzenia napływają mailem, przez WhatsApp i telefonicznie - równolegle.
Wdrożenie AI w firmie transportowej
Automatyzujemy obsługę zleceń, komunikację z klientami i przewoźnikami oraz weryfikację dokumentów. Spedytorzy pracują szybciej, a dane trafiają do TMS bez ręcznego przepisywania.
- Zlecenia odczytywane z maili i wiadomości
- Uporządkowana komunikacja z przewoźnikami
- Automatyczna weryfikacja dokumentów
- Bez zmiany systemu TMS
Porozmawiajmy o procesach, które chcesz usprawnić.
Wyzwanie operacyjne w firmach transportowych
Liczba zleceń rzadko jest głównym ograniczeniem. Kluczowym problemem jest koszt i czas ich obsługi - praca rozproszona między skrzynkę mailową, komunikatory i system TMS.
Ręczne wprowadzanie danych
Trasa, terminy i ładunek przepisywane z wiadomości do systemu, zlecenie po zleceniu.
Uzgodnienia z przewoźnikami
Ustalenia dotyczące auta, terminów i stawek rozproszone w wielu rozmowach.
Weryfikacja dokumentów
CMR, faktury i potwierdzenia porównywane ręcznie ze zleceniem przed rozliczeniem.
Kluczowa informacja
Wdrożenie AI nie wymaga zmiany systemu TMS ani przebudowy infrastruktury.
Największe efekty daje automatyzacja komunikacji i przetwarzania danych w narzędziach, z których firma już korzysta.
Obszary o najwyższym potencjale optymalizacji
Wdrożenie zaczynamy od jednego procesu o największym wpływie na czas pracy zespołu.
01
Obsługa zleceń transportowych
Spedytor odczytuje wiadomość, wyszukuje kluczowe dane, dopytuje o braki i ręcznie przepisuje zlecenie do systemu.
Typowy proces dziś
- 1
Mail lub wiadomość
- 2
Odczytanie danych
- 3
Uzupełnienie braków
- 4
Wpis do TMS
Co zmienia AI
- analizuje treść maili, wiadomości i załączników
- wyciąga kluczowe dane: trasę, terminy, ładunek
- wykrywa brakujące informacje
- przygotowuje odpowiedź i dane do TMS
Efekt biznesowy
- krótszy czas obsługi zlecenia
- mniej błędów
- większa przepustowość zespołu
Zlecenie z maila trafia do systemu bez ręcznego przepisywania.
02
Komunikacja z klientami i przewoźnikami
Bieżące ustalenia, zmiany i potwierdzenia toczą się równolegle w wielu kanałach. Łatwo coś przeoczyć.
Typowy proces dziś
- 1
Wiele kanałów
- 2
Zmiany i ustalenia
- 3
Potwierdzenia
- 4
Przekazanie zespołowi
Co zmienia AI
- analizuje komunikację z różnych źródeł
- generuje odpowiedzi zgodne z kontekstem
- porządkuje i podsumowuje ustalenia
- pilnuje spójności informacji
Efekt biznesowy
- mniej chaosu informacyjnego
- szybsze decyzje
- mniejsze ryzyko utraty ustaleń
Każdy w zespole widzi aktualne ustalenia w jednym miejscu.
03
Obsługa dokumentów i rozliczeń
Weryfikacja dokumentów transportowych to ręczna analiza i porównywanie danych z kilku źródeł przed wystawieniem faktury.
Typowy proces dziś
- 1
PDF, skan, zdjęcie
- 2
Odczyt danych
- 3
Porównanie ze zleceniem
- 4
Rozliczenie
Co zmienia AI
- analizuje dokumenty: PDF, skany i zdjęcia
- wyciąga kluczowe dane
- porównuje je z komunikacją i zleceniem
- wskazuje niezgodności do wyjaśnienia
Efekt biznesowy
- szybsza weryfikacja dokumentów
- mniej błędów
- krótszy cykl rozliczeń
Zespół zajmuje się tylko dokumentami, które wymagają wyjaśnienia.
Zobacz, jak to działa w praktyce
Asystent AI połączony z pocztą, komunikatorami i TMS odczytuje zlecenia, pilnuje dokumentów i podsumowuje ustalenia. Wypróbuj przykładowe scenariusze.
Agent AI
przykładowe dane · TransLog Sp. z o.o.
P
Odczytaj nowe zlecenie od Agro-Pol z porannego maila.
AI
Zlecenie odczytane · 1 brak
Trasa: Toruń → Poznań
Załadunek: jutro 7:00 · Rozładunek: jutro 13:00
Ładunek: 18 palet EUR, 12,4 t
Brakuje: numeru referencyjnego klienta. Mam dopytać?
Trasa: Toruń → Poznań
Załadunek: jutro 7:00 · Rozładunek: jutro 13:00
Ładunek: 18 palet EUR, 12,4 t
Brakuje: numeru referencyjnego klienta. Mam dopytać?
Źródło: Poczta + szablon zlecenia TMS · dane demo
P
Które dokumenty z zeszłego tygodnia mają niezgodności?
AI
Znalazłem 2 dokumenty do sprawdzenia:
CMR 4471 - waga 12,4 t, w zleceniu 14 t.
CMR 4479 - brak podpisu odbiorcy.
Pozostałe 37 dokumentów jest zgodnych ze zleceniami.
CMR 4471 - waga 12,4 t, w zleceniu 14 t.
CMR 4479 - brak podpisu odbiorcy.
Pozostałe 37 dokumentów jest zgodnych ze zleceniami.
Źródło: Skany CMR + TMS · dane demo
Charakter wdrożenia
- Działa równolegle do istniejących systemów.
- Wykorzystuje dane, które firma już posiada.
- Może zostać wdrożone w ciągu kilku tygodni.
- Nie wymaga budowy wewnętrznych kompetencji AI.
Start od jednego procesu o największym wpływie na czas pracy zespołu.
Najczęstszy błąd
Próba jednoczesnej optymalizacji wielu obszarów. Największą wartość przynosi automatyzacja pojedynczego procesu, który stanowi wąskie gardło - najczęściej jest to komunikacja i obsługa zleceń.
Czy rozwiązanie ma zastosowanie w Twojej firmie?
Wdrożenie jest szczególnie zasadne, jeśli:
- komunikacja odbywa się głównie przez maile i komunikatory
- dane są wprowadzane ręcznie do systemów
- zespół operacyjny jest przeciążony
- procesy mają charakter powtarzalny
Jak wygląda wdrożenie?
- 1
Analiza procesów
Identyfikacja obszarów generujących największe straty czasu.
- 2
Wybór zakresu
Wybór 1-2 procesów do automatyzacji.
- 3
Wdrożenie rozwiązania
Budowa i test na rzeczywistych danych.
- 4
Szkolenie zespołu
Przygotowanie zespołu do wydajnej pracy z wykorzystaniem nowych narzędzi.
Sprawdź potencjał automatyzacji w Twojej firmie.
Podczas bezpłatnej konsultacji:
- analizujemy rzeczywiste procesy operacyjne
- wskazujemy obszary o najwyższym potencjale optymalizacji
- przedstawiamy możliwe scenariusze wdrożenia
- szacujemy potencjalny efekt biznesowy
Bez zmiany systemów. Bez długich wdrożeń.