Zanim zamówisz obszerny opis inwestycji, sprawdź, czy firma i projekt mieszczą się w warunkach konkursu. Dobrze przygotowana koncepcja systemu nie zastąpi wymaganego statusu przedsiębiorstwa ani dokumentów finansowych. Wstępny przegląd pozwala oddzielić pytania formalne od technicznych.
Dig.IT 2/2026 jest skierowany do MŚP z przetwórstwa przemysłowego lub usług produkcyjnych. Nie każda firma współpracująca z fabrykami automatycznie należy do tej grupy. Liczą się definicje działalności i kryteria danego konkursu. Poniższy materiał opiera się na dokumentach ARP sprawdzonych 13 listopada 2026 r. i służy organizacji przygotowań, nie wydaniu decyzji o przyznaniu grantu.
Cztery warunki, które trzeba sprawdzić na początku
ARP wskazuje status MŚP, co najmniej pięć zamkniętych pełnych lat obrotowych, dostępny limit pomocy de minimis oraz brak rozpoczęcia projektu przed dniem złożenia wniosku. Szczegółową definicję grupy odbiorców i aktualne zasady zawiera strona konkursu Dig.IT.
Nie oceniaj tych warunków wyłącznie na podstawie nazwy firmy albo daty pierwszej faktury. Przygotuj dokument, na którym opiera się odpowiedź, i zapisz wszelkie wątpliwości. Zmiana formy prawnej, powiązania z innymi przedsiębiorstwami albo niepełny pierwszy rok obrotowy wymagają dokładniejszego sprawdzenia.
| Obszar | Co zebrać do weryfikacji | Typowa wątpliwość |
|---|---|---|
| Status firmy | Dane o zatrudnieniu, finansach i powiązaniach | Czy oceniamy tylko jedną spółkę? |
| Branża | Rejestr działalności i opis rzeczywistych usług | Czy przeważająca działalność odpowiada kryteriom? |
| Historia finansowa | Sprawozdania za wymagane okresy | Czy wszystkie lata są pełne i zamknięte? |
| Pomoc publiczna | Dokumenty o udzielonej pomocy | Czy limit jest jeszcze dostępny? |
| Start projektu | Umowy, zamówienia, harmonogram | Czy podjęto już wiążące działania? |
Dlaczego sama liczba pracowników nie wystarcza?
Status MŚP wymaga oceny więcej niż bieżącego zatrudnienia. Uporządkuj strukturę właścicielską i informacje o przedsiębiorstwach powiązanych lub partnerskich. Do przeglądu wykorzystaj formularze dotyczące statusu MŚP i instrukcje udostępnione w dokumentacji konkursu ARP. Deklaracja statusu powinna opierać się na sprawdzonych danych źródłowych.
Praktycznym zadaniem przed spotkaniem jest narysowanie struktury podmiotów i wskazanie osób odpowiedzialnych za dane finansowe. Jeżeli różne działy używają innych wartości zatrudnienia albo przychodów, wyjaśnij różnicę przed przygotowaniem formularza. Dzięki temu część techniczna i finansowa wniosku nie będą opierały się na sprzecznych założeniach.
Branża: opis działalności i dokumenty muszą być spójne
Usługa dla producenta nie zawsze jest usługą produkcyjną w rozumieniu programu. Firma transportowa, handlowa czy informatyczna może działać blisko przemysłu, ale wymaga osobnej oceny według definicji ARP. Sprawdź przeważającą działalność ujawnioną w rejestrze i rzeczywisty sposób uzyskiwania przychodów.
Przewodnik po kryteriach opisuje m.in. weryfikację przeważającego kodu działalności oraz wykluczeń ze wsparcia. Nie traktuj dopisania kodu jako potwierdzenia spełnienia warunku. Wątpliwy przypadek opisz konkretnie i skieruj do organizatora konkursu, zamiast zgadywać na podstawie podobnego przedsiębiorstwa.
De minimis i płynność to dwa odrębne pytania
Dostępność pomocy sprawdza się na podstawie właściwych zasad i historii jej udzielenia. Zgromadź zaświadczenia oraz informacje od księgowości. Sam fakt, że firma wcześniej nie otrzymała „dotacji na cyfryzację”, nie dowodzi niewykorzystania pomocy - wsparcie mogło mieć inną formę.
Niezależnie od limitu pomocy przygotuj plan płatności. Zapisz, kiedy dostawcy oczekują zapłaty, kto finansuje poszczególne etapy i co stanie się przy opóźnieniu rozliczenia. Artykuł o kwotach Dig.IT wyjaśnia różnicę między potencjalnym grantem a gotówką potrzebną do realizacji. Projekt, który mieści się w limitach, może nadal przekraczać możliwości finansowe zakładu.
Czy można już zamówić system?
Przed podpisaniem umowy lub złożeniem zamówienia sprawdź w regulaminie definicję rozpoczęcia projektu. Nie zakładaj, że rozpoczęciem jest dopiero pierwsza płatność albo uruchomienie programu. Weryfikację należy przeprowadzić na konkretnych dokumentach i zobowiązaniach.
Przygotowania techniczne uporządkuj tak, aby było jasne, co jest analizą potrzeb, a co elementem realizacji. Lista problemów i szkic architektury nie powinny być mylone z zamówieniem wdrożenia. Gdy kwalifikacja działania jest niejasna, uzyskaj wyjaśnienie przed jego wykonaniem.
Lista kontrolna do pierwszej rozmowy
- Kto jest wnioskodawcą i kto ma uprawnienie do jego reprezentowania?
- Jakie dokumenty potwierdzają status przedsiębiorstwa?
- Czy działalność firmy jest zgodna z definicją odbiorców konkursu?
- Kto sprawdzi pełne lata obrotowe i wymagane dane finansowe?
- Czy zestawiono dotychczas otrzymaną pomoc?
- Czy istnieją już umowy lub zamówienia dotyczące projektu?
- Jaki proces ma się zmienić i na czym polega problem?
- Jakie dane, systemy i urządzenia będą potrzebne?
- Kto zapewni finansowanie i odbierze rezultat?
Odpowiedzi „nie wiem” nie muszą kończyć przygotowań. Powinny jednak mieć przypisaną osobę i termin wyjaśnienia. Oddziel brak dokumentu od niespełnienia warunku; to różne sytuacje, wymagające różnych działań.
Kiedy włączyć zespół techniczny?
Gdy wstępny przegląd firmy nie wskazuje oczywistej przeszkody, przygotuj mapę procesu i listę planowanych wydatków. IT Hero może pomóc omówić techniczny zakres projektu: integracje, aplikację, dane i kryteria odbioru. Formalne spełnienie warunków i ostateczna ocena wsparcia wymagają odniesienia do pełnej dokumentacji konkursowej.
